1) SMS Plugin til Outlook

Zumotools er verificeret forhandler af SMS Plugin til Outlook 2013 og 2016.

I de følgende afsnit fører vi dig igennem installationen og brugen af SMS plugin til Outlook. Med en installation af pluginnet kan du fremover sende SMS til enkelt personer, såvel som til grupper, fra en sms-sender integreret direkte i din Outlook mailbox.

Med installationen får du:

  • ZumoSMS widget i Outlook menuen
  • Mulighed for meget nemt at sende sms og gruppe-sms direkte fra din Outlook
  • Muligheder for meget nemt at benytte dine eksisterende kontakter fra Outlook
  • Mulighed for at tilføje nye kontakter hurtigt
  • Mulighed for at dokumentere/arkivere/journalisere dine SMS dialoger i Outlook mapper
  • Mulighed for Afsender-ID på dine sms’er
  • Mulighed for at ændre dine kontoindstillinger fra Outlook

Kundeservice og Support

Som exclusive forhandler yder Zumotools kundeservice og support til SMS plugin til Outlook 2013 og Outlook 2016. For kundeservice og support ring 7070 1800 eller send en mail til info@zumotools.com. 

PS: Vi yder ikke support til selve Outlook programmet.

 2) Installation af SMS plugin til Outlook

Start med at hente/download SMS Pluginnet til Outlook, og få udleveret brugernavn samt adgangskode til pluginnet af Zumotools. Har du ikke modtaget dit brugernavn og adgangskode, kan du kontakte Zumotools på tlf. 7070 1800 eller sende en mail til info@zumotools.com.

Download Plugin version 1.8.2.

 

Sådan installere du SMS Pluginnet til Outlook

  1. Hent/download SMS Plugin til Plugin (klik på grøn knap ovenfor)
  2. Når filen er downloadet, køre/åbner du filen
  3. Accepter licensbetingelserne og klik download (det tage få sekunder).
  4. Åbn din Outlook 2013 eller 2016 (var den allerede åben, skal du genstarte Outlook).
  5. Nu fremkommer der automatisk en indstillingsbox på din skærm (se screenshot 01 nedenfor).
  6. Indtast dine oplysninger i indstillingsboxen
  7. Klik på Gem

OBS: Fremkommer indstillingsboxen ikke automatisk, skal du klikke på tandhjulet symbolet (indstillinger) i din nye SMS-widget i Outlook menuen (se screnshot 02 nedenfor).

Screenshot 01: Indstillingsbox
For at kunne sende SMS fra Outlook skal du indtaste dine oplysninger i indstillingsboxen.
Læs mere i Afsnit 3.

 

Screenshot 02: SMS-widget
Når du har installeret dit SMS Plugin til Outlook, tilføjes der en SMS-widget i højre side af Outlook menuen, som vist nedenfor.

 

– Klik på “SMS” for at udsende SMS-beskeder
– Klik på “Skjul/Vis” for at skjule eller vise sms-senderen i Outlook
– Klik på “Tandhjulet” for at få vist indstillingsboxen
– Klik på “Spørgsmålstegn” for at komme til supportsiden/hjælp

 

3) Indstil/ændre indstillinger

Når du åbner Outlook første gang efter at have installeret dit SMS Plugin til Outlook, vil en indstillingsbox automatisk fremkomme på din skærm. Skulle det ikke ske, kan du klikke på ikonet indstillinger (det lille tandhjul) i din SMS-widget til højre i Outlook menuen.

 

  1. I feltet “Konto” taster du dit brugernavn (udleveres af Zumotools)
  2. I feltet “Adgangskode” taster du din adgangskode (udleveres af Zumotools)
  3. I dropdown menuen “Standard landekode” vælger du landekode for dine SMS-beskeder*
  4. I dropdown menuen “Gem sendt SMS i” vælger du den mappe, hvor dine sendte SMS’er skal gemmes

* Har du f.eks. valgt landkoden Danmark (+45), vil der fremover kunne sendes SMS’er til danske mobilnumre.
Skal du på et senere tidspunkt sende SMS’er til udenlandske mobilnumre/modtagere, kan du når som helst ændre landekode i indstillingsboxen.

OBS: Der kan udsendes SMS til alle lande i verden.
SMS priser varierer land for land. Kontakt Zumotools for udlandske SMS priser.

4) Send SMS fra Outlook

Du kan sende SMS til personer, der ikke er oprettet som kontakter i Outlook. Dette kan gøres ved at følge nedenstående fremgangsmåde.

  1. Klik på “SMS” i din SMS-widget menu
  2. Nu fremkommer der en box med din SMS sender, som vist nedenfor
  3. I feltet “Nummer” indtaster modtagerens mobilnummer (uden landekode*).
  4. I feltet “Besked”, indtaster du SMS-beskeden.
  5. Klik på knappen “Send SMS” for at sende SMS-beskeden.
    Når SMS-beskeden er udsendt vil der fremkomme en Alertbox, som fortæller dig at beskeden er sendt.

* Du skal ikke indtaste landekode i mobilnummeret, da landekoden indsættes automatisk via pluginnet.

OBS! Får du en fejlmeddelelse, når du prøver at sende en sms, kan det være fordi, du ikke har valgt, hvilken mappe dine sendte sms’er skal gemmes i. Gå til Indstillinger (klik på “Tandhjulet” i din SMS-widget menu) og vælg mappe under punktet “Gem sendt SMS i”.

Brug af SMS skabeloner
Tryk på ikonet med de 3 prikker på ved teksten “Skabeloner”. Herefter åbnes skabelon-boksen, hvor du kan indtaste navnet på skabelonen og din SMS-tekst.
Husk at klikke på Gem. Teksten gemmen nu og kan genbruges næste gang du vil sende en sms med samme eller lignende tekstindhold.

Hvis du vil slette en tidligere oprettet skabelon, skal vælge den skabelon du vil slette (se alle dine skabeloner ved at klikke på dropdown menuen). Klik herefter på ikonet med de 3 prikker, hvorefter skabelon-boksen åbnes. Klik nu på Slet knappen.


5) Send SMS til kontakter i Outlook

Dit SMS Plugin til Outlook virker generelt med dine kontakter i Outlook.
Du skal derfor først oprette kontakten i Outlook, før du kan sende SMS til kontakten.

  1. Opret en ny kontakt i “Nye elementer” fra Outlook menuen. Mobilnummer på kontakten skal indtastes i feltet “Mobiltelefon” i Outlook (uden landekode).
  2. Åben din SMS sender (Klik på “SMS” i din SMS-widget menu)
  3. I feltet “Nummer” taster du navnet på kontakten (hvis kontakten ikke fremkommer, skal du genstarte Outlook)
  4. Vælg kontakten
  5. Skriv og send SMS beskeden

6) Opret og send SMS til grupper

For at sende SMS til en gruppe, skal du først lave en kontaktgruppe i Outlook.
Følg nedenstående fremgangsmåde.

  1. Åbn Gruppemenuen nederst til venstre i din Outlook
  2. Klik på “Ny kontaktpersongruppe” ikonet.
  3. Skriv navnet på den nye gruppe i navnefeltet.
  4. Klik på “Tilføj medlemmer” ikonet.
  5. Vælg kontakter fra listen eller klik på opret ny kontakt
  6. Klik på “Gem og Luk” ikonet.


Send SMS til Gruppe

  1. Åben SMS sender (Klik på “SMS” i din SMS-widget)
  2. Skriv gruppens navn i nummerfeltet
  3. Vælg gruppen
  4. Skriv SMS besked i besked-feltet
  5. Klik på knappen “Send SMS”

 

7) Modtag SMS i Outlook

Dit SMS Plugin til Outlook kan opsættes til at kunne modtage svar-SMS. Det vil sige, at dine kontaktpersoner kan besvare dine SMS beskeder. De modtagende SMS-beskeder tikker ind i din Outlook inbox, på samme måde som det sker med e-mails, hvilket giver dig mulighed for gemme og organisere dine SMS dialoger direkte i Outlook. På den måde er journalisering og dokumentation på SMS besked-samtaler muligt.

Vil du modtage SMS svar i Outlook? Så skal der tilkøbes en 2-vejs løsning til dit Plugin.
Kontakt Zumotools på tlf. 7070 1800 for nærmere information om 2-vejs løsninger.

8) Vælg Afsender-ID

Når du udsender SMS fra Outlook, skal du altid vælge et Afsender-ID (afsendernavn).
Du kan vælge at få tilknyttet flere forskellige Afsender-ID (afsendernavne) til dit SMS Plugin.
Afsender-ID kan max være 11 tegn.

Som Afsender-ID kan du f.eks. bruge firmanavn til branding, afdelingsnavn til klienter og borgere eller brug dit navn, hvis du er træner i en sportsklub m.v. Du kan også vælge at få tilknyttet dit private mobilnummer som afsender ID, hvilket gør, at du kan modtage eventuelle svar SMS’er på din egen mobiltelefon. Mulighederne er mange!

Sådan vælger du Afsender-ID

  1. Åben din SMS sender (klik på “SMS” i din SMS-widget)
  2. Klik på den blå pil i Afsender feltet og vælg en afsender fra dropdown menuen.
  3. For oprettelse af flere Afsender-ID skal du kontakte Zumotools.

Af sikkerhedsmæssige årsager kan du  ikke selv oprette Afsender-ID. Mangler du et Afsender-ID, så kontakt vores support. Vi laver gerne flere til dig. Ring 7070 1800 eller send en mail til info@zumotools.com.

NB: Se Afsnit 7, hvis ønsker du at modtage svar SMS i din Outlook.

9) SMS længde og forbrugsafregning

En sms er 160 tegn. Bliver din SMS besked længere end dette (sammenkoblet SMS), betaler du for det antal sms’er, som din besked rent faktisk fylder. Ligesom fra en almindelig mobiltelefon.

OBS: En SMS der udsendes fra Outlook kan max. være 800 tegn.

Forbrugsafregning

Hver måned opgøres dit SMS forbrug fra den forrige måned.
Du modtager hver den 1. i en måned via faktura for de SMS’er, der er sendt i den forrige måned.
Benytter du andre service som f.eks. 2-vejs SMS, faktureres disse forud, mens SMS forbrug faktureres bagud.

Såfremt du ønsker det, kan du sammen med dine fakturaer modtage en specifikation af, hvor mange SMS’er du har sendt samt hvornår, du har sendt diverse SMS til specifikke mobilnumre.

Spørgsmål og Svar

Her finder svaret på de mest stillede spørgsmål vedr. SMS til Outlook.
Har du spørgsmål som ikke bliver er nævnt, er du altid meget velkommen til at kontakte Zumotools på tlf. 7070 1800.

Sådan kommer du i gang

Hvordan kommer jeg i gang med at sende SMS fra Outlook?
Svar: Du skal kontakte Zumotools for udlevering af brugernavn og password.
Når du har modtaget brugernavn og password, kan du downloade og benytte SMS pluginnet til Outlook.
Vi har flere afdelinger, der skal bruge SMS til Outlook, kan vi det?
Svar: Ja – vi anbefaler dog, at hver bruger/afdeling får sit eget brugernavn og adgangskode.

OBS: Er du i tvivl om hvad du skal gøre, er du altid meget velkommen til at ringe til Zumotools på tlf. 7070 1800.

SMS udsendelse

Hvorfor får jeg en fejlmeddelelse, når jeg prøver at sende SMS?
Svar: Får du en fejlmeddelelse, når du prøver at sende en sms, kan det være, fordi du ikke har valgt, hvilken mappe dine sendte sms’er skal gemmes i. Gå til Indstillinger (klik på “Tandhjulet” i din SMS-widget menu) og vælg mappe under punktet “Gem sendt SMS i”.

Afsender-ID

Hvordan opretter jeg et Afsender-ID?
Svar: Du kan ikke selv oprette Afsender-ID, du skal kontakte Zumotools på tlf. 7070 1800 for at få oprettet Afsender-ID.

Afinstaller SMS Plugin til Outlook

Hvordan afinstaller jeg SMS pluginnet?
Svar: For at afinstallere din SMS-sender/plugin fra Outlook skal du gå ind i kontrolpanelet i dit styresystem. Gå ind under tilføj / fjern programmer. Find SMS pluginnet under programmer og afinstallere herfra.